Perché il miglior modo e più produttivo per “iniziare un A3” è riconoscere che la metodologia di risoluzione dei problemi A3 è un processo di “pensiero lento”.
Avete difficoltà a iniziare a risolvere i problemi utilizzando il processo di problem solving A3?
La creazione e l’utilizzo dell’A3, è una delle parti più impegnative dell’esecuzione del processo A3. Quindi, se vi trovate davanti a un foglio bianco di carta e vi chiedete da dove cominciare, ecco alcune riflessioni che possano aiutarvi.
La prima lezione è semplice, anche se controintuitiva. Quando le persone ci chiedono: “Da dove devo iniziare per scrivere un A3?”. La risposta è: “Non iniziare con la scrittura”. In genere rispondono chiedendo: “Ma allora da dove inizio?”. E la risposta è sempre: “Comincia con la riflessione”.
Risolvere i problemi utilizzando la metodologia A3 dovrebbe comportare molte domande, ascolto e comunicazione.
Ci sono due punti chiave da tenere a mente. In primo luogo, il rapporto A3, è il risultato del pensiero A3, non il processo del pensiero A3 stesso. Quindi, l’A3 è un modo per catturare e organizzare il pensiero di risoluzione dei problemi di tipo plan-do-check-act (PDCA), ma il suo completamento non porta automaticamente a un pensiero A3 valido.
In secondo luogo, il pensiero A3 è un modo per lavorare sistematicamente su come affrontare un problema. Per arrivare a questo risultato è necessario comprendere il problema a livello concreto, capire i fattori della situazione che ostacolano il raggiungimento delle condizioni desiderate e determinare le opzioni migliori per apportare cambiamenti nella direzione voluta. E la risoluzione dei problemi utilizzando la metodologia A3 dovrebbe comportare molte domande, ascolto e comunicazione, per essere sicuri di ottenere la conoscenza, il pensiero, il consenso e il supporto di altri soggetti interessati alla situazione.
Si tratta di un lavoro e di una riflessione molto impegnativi. E non si può ottenere semplicemente iniziando a riempire le caselle dell’A3.
Usa l’A3 come guida
Quando iniziate il problem solving in A3, dovreste considerare l’A3 vuoto semplicemente come una guida che vi conduce attraverso il processo di problem solving, una “casella” o una fase alla volta. In ogni fase, però, dovete prima pensare e indagare la situazione e solo dopo registrare il vostro pensiero.
Tuttavia, non aspettatevi di completare il processo in modo sequenziale. Man mano che lavorate attraverso la metodologia A3 e completate lo storyboard, continuerete a conoscere la vostra situazione problematica. Quindi, preparatevi a tornare indietro e a rivedere ciò che avete scritto in precedenza man mano che approfondite il problema.
Il processo A3 e lo storyboard che ne deriva devono anche raccontare una storia di risoluzione del problema che sia convincente per gli altri.
La comprensione e il rispetto di queste linee guida sono fondamentali per il successo della risoluzione di un problema in A3, perché il processo A3 deve fare di più che identificare una soluzione al problema.
Il processo A3 e lo storyboard che ne deriva devono anche raccontare una storia di risoluzione del problema che sia convincente per gli altri, che li coinvolga in un processo di riflessione e che dimostri che le azioni che state raccomandando abbiano senso.
Per ottenere questo consenso è necessario ottenere il maggior numero possibile di fatti in un tempo ragionevole e avere i fatti giusti per sostenerne le conclusioni. Purtroppo è difficile, se non impossibile, creare una storia così convincente usando il “pensiero veloce”.
Perché il “pensiero lento” è fondamentale per il pensiero A3
La differenza tra “pensiero veloce” e “pensiero lento” e l’importanza della differenza tra i due è descritta in un libro di Daniel Kahneman. Kahneman ha ricevuto il Premio Nobel per l’Economia nel 2002 per le sue ricerche comportamentali sul giudizio umano. Il libro riassume 25 anni di ricerche, condotte da Kahneman e da altri, sugli schemi di base del modo in cui gli esseri umani risolvono i problemi e prendono le decisioni.
Kahneman sostiene che il nostro cervello ha due diversi sistemi di pensiero, uno veloce e uno lento.
- Il sistema 1, il sistema di pensiero veloce, ospita le emozioni e l’intuizione, elabora le informazioni e prende decisioni in modo automatico. La frase “Quello che vedi è quello che c’è” descrive sostanzialmente la nostra mente che salta alle conclusioni, basandosi semplicemente su ciò che ha davanti a sé senza cercare ulteriori prove o dati.
- Il sistema 2, il sistema del pensiero lento, descrive la parte del cervello che si impegna nel pensiero razionale e logico, nella concentrazione e nei giudizi basati sui fatti. Questo sistema ci evita molte delle reazioni impulsive del sistema 1. Tuttavia, la sua influenza sulle nostre abitudini di risoluzione dei problemi è limitata a causa dei nostri automatismi del Sistema 1.
Se l’affermazione di Kahneman è valida – e la ricerca ne dà un’ottima dimostrazione – contiene un paio di messaggi importanti per chi pensa di mettersi in gioco come proprietario di un A3. In primo luogo, il pensiero veloce, il salto alla soluzione (o all’azione), il prendere ciò che si vede e muoversi con esso sembra essere il nostro processo decisionale e di risoluzione dei problemi predefinito. Ciò significa che dobbiamo essere eccellenti nel vedere e accurati al 100% nelle nostre impressioni, ipotesi e intuizioni per colpire nel segno con le nostre soluzioni e decisioni.
In secondo luogo, l’alternativa di un ragionamento lento, sistematico, che si basa sui fatti e sulla conoscenza delle condizioni reali, non è un atto naturale per la maggior parte di noi. Ciò significa che dobbiamo sforzarci di rallentare quando iniziamo a lavorare su un A3, perché è improbabile che il nostro stile di pensiero preferito produca una storia di risoluzione dei problemi che regga all’esame quando facciamo affermazioni sulle azioni da intraprendere.
