Quanto spesso ci capita di non essere produttivi a causa di continue interruzioni di colleghi, telefoni che suonano, mail e interruzioni di ogni tipo? Oppure arrivare a fine giornata avendo l’impressione di non aver combinato nulla a causa dei continui passaggi da un’attività all’altra?
Autore: Alessio Chemello, Lean Coach, Istituto Lean Management.
La tecnica del pomodoro, creata da Francesco Cirillo ormai 40 anni fa, ci può venire in aiuto in modo semplice ed efficace (Il nome deriva dal pomodoro che l’inventore della tecnica usava come timer).
How to – Come funziona in pratica.
25+5
Si lavora su un’unica attività per 25 minuti e poi si fa una pausa di 5 minuti. Dopo 4 ripetizioni si fa una pausa più lunga, di 15 – 30 minuti.
1) Preparazione – Plan
Prima di partire con la sessione da 25 minuti vanno definite le attività che vogliamo portare a termine nella giornata, se necessario vanno suddivise in sotto attività che si possano svolgere in 25 minuti e va infine creata una lista per monitorare l’avanzamento dei lavori.
Già questo porta ad un primo risultato, porsi degli obiettivi concreti e iniziare a stimare il tempo per il loro raggiungimento. Spesso viene saltato questo passaggio fondamentale ci si buttia subito nell’operatività, con il rischio di perdere la visione d’insieme del progetto, delle attività e le relative priorità.
2) 25 minuti di lavoro – One piece flow
Creata la lista e definita la prima attività sulla quale si vuole lavorare si imposta il primo timer e si inizia con la prima sessione di lavoro, l’obiettivo è di mantenere alta la concentrazione e lavorare a flusso su un unico elemento, eliminando le interruzioni e distrazioni per 25 minuti.
Questo non è sempre facile o possibile, se al lavoro si è contattati/interrotti da colleghi o clienti cosa si può fare? Non possiamo evitare di rispondere.
Il suggerimento è questo: informiamo la persona che ci ha contattato che stiamo lavorando ad un altro compito, capiamo se effettivamente c’è urgenza e in alternativa (dovrebbe corrispondere alla maggior parte dei casi) definiamo quando ci possiamo liberare per essere a disposizione di chi ci ha contattati.
Durante il lavoro scriviamo tutte le interruzioni e le distrazioni in un foglio che utilizzeremo a fine giornata per fare hansei.
Quando suona il timer segnamo le attività completate.
3) 5 minuti di pausa – Fare pause spesso per lavorare di più.
Durante la pausa non si controllano le mail non si telefona ai colleghi e clienti che ci hanno cercato, queste attività vanno inserite in uno dei successivi blocchi di 25 minuti. Se non possiamo rispondere alle telefonate e alle mail cosa si fa durante i 5 minuti di pausa?
Pausa.
L’ideale sarebbe spendere quei 5 minuti senza controllare i cellulare o usare il pc.
Possibilmente alzandoci dalla postazione di lavoro e camminando un po’, o facendo attività rilassanti, l’obiettivo di quei 5 minuti è quello di riposarci e ricaricarci al fine di essere performanti al “pomodoro” successivo. Non dobbiamo fare pause a fine giornata perché siamo stanchi ma dobbiamo fare pause frequenti per non stancarci.
4) Hansei
A fine giornata si controlla la lista, si vede quante attività sono state completate, se si sono rispettati i tempi, quante interruzioni e distrazioni ci sono state.
Un’attenta analisi di questi indicatori servirà per imparare a programmare in modo migliore le giornate successive.
Vantaggi
- Pianificare e ripianificare: pianificare le attività e poi ad ogni pausa controllare se stiamo rispettando le scadenze quindi ripianificare in base a quanto effettivamente siamo riusciti a fare, si potrebbe paragonare ad un versione accelerata della metodologia SCRUM con sprint da 25 minuti.
- Crea urgenza, sappiamo che quando abbiamo tanto tempo a disposizione le attività si dilatano e prendono più del tempo del necessario con 25 minuti a disposizione non c’è tempo da perdere bisogna andare subito al dunque.
- È dimostrato che con il multitasking c’è un perdita di produttività (40% o più a seconda dei contesti e delle ricerche svolte) lavorare su un unico argomento alla volta aumenta l’efficienza e riduce lo stress.
- Distinzione netta tra le attività: quando si lavora si lavora quando si fa pausa ci si fa pausa, evitando quella zona grigia dove si rallenta, non si è particolarmente concentrati e performanti ma nemmeno ci si riposa.
- Hansei e PDCA, anche questa tecnica ci può dare molti spunti di riflessione:
a. Sto sfruttando al meglio il mio tempo?
b. Come posso pianificare meglio?
c. Riesco a stimare correttamente le durate delle attività?
d. Quali sono le interruzioni più frequenti?
e. Riesco a distinguere le urgenze dalle attività che possono essere posticipate?
f. Come posso organizzarmi per poter lavorare meglio domani?
Applicazioni
In azienda
Consiglio spesso questa tecnica nelle aziende nelle quali lavoriamo, soprattutto quando a colpo d’occhio si vede che le interruzioni sono impattanti.
Come prima fase si misurano le interruzioni, si identificano quelle oggettivamente non procrastinabili, questo serve per avere consapevolezza del problema, poi si applica la tecnica, con le varie personalizzazioni necessarie (ad es. tempi riadattati).
I risultati sono sempre molto positivi, diversa gestione delle urgenze minor impatto delle interruzioni miglior produttività, collaboratori meno stressati.
Uno degli effetti più interessanti il cambio culturale, non solo in chi applica la tecnica ma anche in chi si trova ad interagire con loro, si trovano canali diversi di comunicazione, orari predefiniti per lo scambio di informazioni o per incontri, e si stimola il problem solving diffuso.
A scuola
Infine un’applicazione sperimentata con successo in prima persona che ha riguardato alcuni corsi di formazione a distanza per neodiplomati presso alcuni Istituti Tecnici Superiori.
La criticità era quella di mantenere alta l’attenzione dei corsisti con lezioni in remoto da 6 ore.
Alla proposta di testare l’applicazione la risposta dei ragazzi è stata unanime, “mai dire di no ad una pausa in più”, ma in realtà il successo non si è misurato nei 5 minuti di pausa ma nei 25 di lavoro.
L’attenzione è stata molto più alta sono stati maggiori gli interventi dei e alla fine del corso anche la soddisfazione per la materia e la modalità sono state molto positive con la richiesta di proporre il metodo anche agli altri docenti.
Come risultato aggiuntivo i ragazzi hanno iniziato ad applicare il metodo allo studio individuale e alle attività di team work con feedback molto positivi.
L’AUTORE
Alessio Chemello, Lean Coach, Istituto Lean Management
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