Un semplice strumento snello può aiutarci a creare flussi più sicuri nelle nostre attività a fronte delle misure di distanziamento fisico in atto.
Autore: Dave Brunt , CEO, Lean Enterprise Academy – Regno Unito.
“La sicurezza prima di tutto” è un mantra noto nel mondo del lavoro. Proteggere noi stessi, i nostri colleghi e i nostri clienti è sempre stato fondamentale, ma l’avvento del coronavirus sembra aver creato una nuova dimensione per la pianificazione e la consegna di processi sicuri, che stanno influenzano la nostra vita quotidiana oggi e per il prossimo futuro.
Una delle misure per il rallentamento alla diffusione del Covid-19 è il distanziamento fisico (comunemente chiamato “sociale). Le persone stanno rivolgendo la loro attenzione al difficile problema di vivere la propria quotidianità ed è chiaro che abbiamo bisogno di soluzioni creative per vivere l’ambiente di lavoro in sicurezza. Ancora una volta, Lean Thinking viene in soccorso.
Entrando in un qualsiasi negozio o supermercato vedrai apparire il Visual Management ovunque per aiutare le persone a mantenere le distanze fisiche durante gli acquisti. Le linee sul pavimento distanti due metri ci mostrano dove dovremmo trovarci – se stiamo facendo la fila per entrare in un negozio, fare la spesa o in fila alla cassa.
L’impatto di elementi visivi semplici è facile da vedere. Alcuni posti lo hanno fatto meglio di altri, ovviamente. Non sono sicuro del motivo per cui esistono tali differenze, ma ecco alcuni suggerimenti che potresti trovare utili quando sei al lavoro e cerchi modi per incorporare le nuove regole nelle tue attività quotidiane.
Qualunque sia la tua organizzazione (questi suggerimenti si applicano a qualsiasi luogo di lavoro, non solo ai negozi), la chiave qui è iniziare a ripensare il lavoro e progettare flussi sicuri nei processi.
SVILUPPO DI FLUSSO SICURO
Flusso sicuro. Nel contesto del Covid-19, “sicuro” ha molto a che fare con la distanza (per la quale lo standard globale è di due metri) e l’esposizione (per quanto tempo si è esposti al virus).
Il termine “flusso”, d’altra parte, non viene utilizzato dai media e dai governi. Penso invece che dovrebbe esserlo. Per ogni attività, i pensatori lean in primo luogo definiscono il valore attraverso gli occhi del cliente e, ovviamente, tutti i clienti vogliono essere al sicuro. Nella situazione attuale, ciò richiede la compressione del tempo, per garantire l’esposizione al potenziale rischio di infezione il più breve tempo possibile.
Per gli imprenditori che navigano nelle nuove regole, significa abilitare il flusso per garantire che le attività a valore aggiunto possano essere eseguite una per una, senza interruzioni, comprimendo così il tempo che utilizzano i nostri clienti come ad esempio, andare al supermercato, ad un appuntamento medico e successivamente ritirando i risultati degli esami o persino far riparare la nostra auto.
Non avere flussi sicuri in atto rischia di trasformare attività che una volta erano perfettamente sicure in pericolose opportunità di infezione (per non parlare di sforzi che richiedono tempo).
Per sviluppare flussi sicuri, ecco uno strumento semplice che può aiutarti a organizzare meglio il tuo posto di lavoro e stabilire un controllo per garantire che vengano seguite nuove linee guida: gli Spaghetti Chart.
SPAGHETTI CHART
Questa è forse la più semplice e sicuramente una delle tecniche lean più visive. Viene utilizzato per rendere visibili le fasi del processo seguendo il movimento di persone, informazioni o materiali e disegnando una linea su un diagramma di layout per rappresentarlo visivamente. Allo scopo di capire come eseguire il lavoro nel modo più efficace ed efficiente possibile, di solito annotiamo la distanza percorsa, il numero di passi e il tempo impiegato e qualsiasi riflusso per completare un processo. Dovremmo anche pensare a eventuali problemi di sicurezza derivanti dal layout non ottimale o dalle fasi del nostro processo.
Gli Spaghetti Chart sono un input chiave per la creazione di tabelle di lavoro standardizzate che mostrano il movimento dei lavoratori e la posizione dei materiali in relazione all’ambiente fisico.
Mentre il Covid-19 circola in tutto il mondo, le organizzazioni devono rispondere rapidamente alla sfida di garantire il distanziamento fisico tra i clienti. Le tabelle nell’esempio seguente mostrano le tipiche visite degli acquirenti a un minimarket e il flusso di clienti all’interno del negozio, prima e dopo l’introduzione delle contromisure di distanziamento fisico.
Stabilire un flusso unidirezionale con una distanza fisica di due metri introduce per la prima volta l’idea dello shopping standardizzato: non ha più senso posizionare oggetti acquistati di frequente, come latte e pane, agli angoli opposti del negozio. Tali layout non riguardavano mai il valore per il cliente, ma solo le vendite per il rivenditore. Invece, dovremmo “livellare il prelievo” degli articoli più richiesti, posizionandoli a intervalli di due metri intervallati da prodotti acquistati meno frequentemente. Ciò può facilitare il flusso all’interno del negozio, in un momento in cui la velocità nel servire i clienti diventa più importante che mai (meno code significa meno folla, il che significa meno opportunità di contagio). Tali flussi consentono anche la visualizzazione dei colli di bottiglia ad esempio alla cassa.
La progettazione e l’implementazione di tali misure potrebbero inizialmente essere un vero grattacapo per i rivenditori, ma scommetto che non passerà molto tempo prima che si rendano conto che localizzare strategicamente le merci prima che i prodotti con tempi di ciclo di prelievo più lunghi possano aumentare le vendite: mentre stiamo aspettando in fila, possiamo guardarci intorno e decidere per acquisti dell’ultimo minuto.
Immagina se un rivenditore cambiasse il layout per garantire un negozio più sicuro e più veloce da usare. Avresti bisogno di pensarci due volte prima di andare in quel supermercato per fare la spesa?
Il flusso di acquirenti in un negozio prima e dopo l’attuazione delle misure di allontanamento sociale
Ma per quanto riguarda la sicurezza dei lavoratori? Ci sono i cassieri, ovviamente – che indossano mascherine, spesso hanno barriere di plexiglas che li separano dagli acquirenti – ma ci sono anche i responsabili dello stoccaggio degli scaffali. Durante il rifornimento, è molto difficile mantenere la distanza fisica richiesta. Potenzialmente potremmo applicare nuovi layout in negozio in cui i rifornimenti e i flussi dei clienti siano separati. Riempire gli scaffali dal retro, ad esempio, potrebbe separare gli addetti dai clienti, consentendo ad entrambi di mantenere la distanza fisica. Qualunque esperimento venga effettuato, tuttavia, il flusso unidirezionale farà necessariamente parte dell’equazione se riteniamo che la sicurezza sia importante per i clienti.
DIVERSO AMBIENTE, STESSO FLUSSO
Non sono solo i supermercati a dover implementare flussi sicuri. Pensiamo solo alla visita medica. Gli spaghetti che tracciano i flussi aiutano i medici a capire come meglio separare i pazienti l’uno dall’altro e dai loro colleghi.
Grandi cambiamenti hanno già avuto luogo in termini di riprogettazione di questo processo. Ai pazienti che si rivolgono allo studio del proprio medico viene innanzitutto dato un momento in cui un medico li contatterà. L’appuntamento può essere telefonico o includere una consultazione video, il cui scopo è quello di valutare il paziente e determinare se dovrà o meno consultare uno specialista. Tale processo di triage riduce drasticamente il numero di pazienti che dovranno effetivamente fare una visita, il che a sua volta riduce il rischio per i pazienti e il personale di prima linea.
Uno dei nostri partner di vendita al dettaglio di auto ha lavorato per creare un flusso sicuro nei suoi locali. A Meadowvale Toyota in Canada, il lavoro standardizzato nell’accoglienza dei clienti è stato modificato per consentire alle persone di seguire la regola dei due metri in ogni momento. Inoltre, i comandi di ogni veicolo, come il volante e le leve del cambio, sono sterilizzati e protetti. Nel tentativo di applicare metodi che aiutino tutti a mantenere una distanza di sicurezza, il team di Meadowvale ha stabilito semplici barriere fisiche, utilizzando pneumatici e nastro, che guidano i clienti attraverso la reception in un’area lounge dove possono aspettare che il loro veicolo venga riparato. Da lì, il percorso progettato li porta al processo di pagamento e consegna del veicolo. Questo è un semplice ma brillante esempio di come avvicinarsi sempre di più alla verifica degli errori ( poka-yoke, come noi pensatori snelli lo chiamiamo) per i clienti e il personale.
Quindi, il Lean Thinking ha già una serie di metodi collaudati che supportano la creazione di flussi sicuri. La tabella degli spaghetti è un ingrediente chiave per sviluppare un lavoro standardizzato e garantire che siamo in grado di fornire valore ai clienti. Con la probabilità che la distanza fisica ci accompagni per un po ‘, è fondamentale sfruttare la nostra conoscenza snella per contribuire a rendere il lavoro più sicuro.
L’AUTORE
Dave Brunt, CEO , Lean Enterprise Academy – Regno Unito.
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