Cos’è il metodo A3?

Parliamo del metodo A3 e dei suoi vari utilizzi, curando un elenco dei migliori articoli Planet Lean pubblicati.

Cos’è il metodo A3?

Parliamo del metodo A3 e dei suoi vari utilizzi, curando un elenco dei migliori articoli Planet Lean pubblicati su questo argomento nel corso degli anni.


Autore: Roberto Priolo , Managing Editor, Planet Lean



Il pensiero A3 è alla base della gestione snella. È una delle sue pratiche più efficaci. Ma aspetta … è una pratica? È un modo di pensare? O è uno strumento? In realtà, sono tutte queste cose e molto altro.

In questa carrellata si cercherà di far luce su questo affascinante argomento mettendo insieme alcuni dei migliori articoli che Planet Lean ha pubblicato nel corso degli anni.

Iniziamo con una definizione Lean Lexicon. In questo caso, il Lexicon spiega cos’è un A3 : “Una pratica pionieristica di Toyota per portare in evidenza il problema, l’analisi, le azioni correttive e il piano d’azione su un singolo foglio di carta grande (A3), spesso con l’uso della grafica “.

Come approccio, il report A3 si basa su un metodo scientifico: fondamentalmente, ti aiuta a raccogliere e utilizzare i dati per comprendere veramente il problema che vuoi risolvere e identificare le migliori contromisure che puoi implementare per raggiungere la tua condizione ideale.

In un modello A3 è incorporato il ciclo PDCA, in quanto si prevede che verrà riesaminato e aggiornato più volte fino a quando il problema non sarà risolto: è attraverso questi miglioramenti e aggiustamenti che ti avvicini sempre più al tuo obiettivo. (Questo è anche il motivo per cui dovresti sempre usare una matita per lavorare sul tuo A3 … considerato che dovrai cancellare e riscrivere più volte).

Nella parte sinistra dell’A3, troviamo quattro sezioni (e un titolo): Background e contesto, Situazione attuale, Obiettivo / Target e Analisi. Qui è dove il problema e il contesto in cui esiste sono studiati per raggiungere la causa principale. Sul lato destro, abbiamo tre sezioni: contromisure proposte, piano d’azione e follow-up. È qui che vengono identificate le possibili soluzioni e viene preparato un piano d’azione.


OBIETTIVI MULTIPLI

Come accennato, tuttavia, la risoluzione dei problemi è solo uno degli usi che possiamo fare di un A3. Nella sua definizione, lo stesso Lexicon spiega: “Alla Toyota, i rapporti A3 si sono evoluti in un metodo standard per riassumere esercizi di risoluzione dei problemi, rapporti sullo stato ed esercizi di pianificazione come la mappatura del flusso di valore”. Ma c’è di più!

Nell’introduzione a Managing to Learn (il libro fondamentale sull’ A3), John Shook, presidente di Lean Global Network, afferma: “Molte persone che hanno familiarità con l’ A3 li vedono principalmente come un semplice strumento di comunicazione o una tecnica di risoluzione dei problemi.

Managing to Learn. Problem solving, consenso e leadership basati sul metodo A3 di John Shook

È comprensibile che si concentrino su questa applicazione immediata, sebbene limitata. Gli A3 sono, infatti, potenti strumenti che portano a contromisure efficaci basate sui fatti. Di conseguenza, le aziende che le implementano con successo per il processo decisionale, la pianificazione, le proposte e la risoluzione dei problemi possono realizzare guadagni immediati. Ma l’ A3 è anche un processo di gestione. L’adozione diffusa del processo A3 standardizza una metodologia per innovare, pianificare, risolvere i problemi e costruire strutture di base per condividere una forma di pensiero più ampia e più profonda.

Vale la pena ricordare queste parole ogni volta che si è tentati di trattare gli A3 come semplici strumenti di risoluzione dei problemi.

Ma qual è il ruolo di un A3 in un’organizzazione snella? Secondo Jim Womack, uno dei padri fondatori del movimento lean, è uno dei tre elementi base di un sistema di gestione lean, insieme alla pianificazione di Hoshin e alla gestione quotidiana. Questo caso studio su Hoshin Kanri presso Itaú Bank è utile per capire quanti usi diversi ci sono degli A3. In questa banca brasiliana, è stato utilizzato per “implementare la strategia, potenziare le persone e stimolare il lavoro di squadra”.

Vediamo ora alcuni dei più importanti vantaggi del metodo A3:

  • Problem Solving. Come accennato in precedenza, questo è lo scopo principale degli A3.
  • Pianificazione. Come quadro, gli A3 ci aiutano a strutturare i nostri pensieri e organizzarli in modo logico, il che li rende un ottimo strumento per la strategia.
  • Sviluppo delle persone. Questo è forse il più grande vantaggio di un A3: usandolo, le persone imparano a sviluppare il loro pensiero critico e a basare le loro azioni e la risoluzione dei problemi sui dati. Ecco perché l’A3 è anche uno strumento di coaching: chiedendo di spiegare e quindi rivedere il proprio A3, si sta davvero chiedendo di spiegare il proprio processo di pensiero. Con le sue ipotesi e le sue conclusioni, si incoraggiata a scavare ancora più a fondo nel problema nel tentativo di raggiungere un nuovo livello di miglioramento. Vediamo esempi di A3 utilizzato per sviluppare le capacità delle persone ogni giorno, anche in team di leadership: la Ohio State University lo usa per insegnare la risoluzione di problemi scientifici ai dirigenti dell’Ohio, mentre la società di costruzioni Turner lo ha adottato per sviluppare molti dei suoi leader .
  • Insegnamento. Il dott. Jack Billi, lean leader dedicato al sistema sanitario dell’Università del Michigan, insegna abilità A3 ai suoi studenti di medicina . Laura O’Donohue, una delle studentesse del dott. Billi, ha dichiarato: “Il più grande vantaggio del modello A3 è che mi ha incoraggiato ad andare a vedere: mi ha permesso di parlare con le persone a tutti i livelli, cosa che non avrei fatto in modo esauriente e completo senza la guida del modello.
  • Acquisire competenze. Registrare le conoscenze per renderle riutilizzabili è fondamentale in un’organizzazione di apprendimento, perché consente innovazione e progresso. Catturare i miglioramenti negli A3 significa che le persone saranno sempre in grado di fare riferimento a loro e all’incredibile quantità di dati che in genere hanno con sè. Questa Università olandese ha sostituito del tutto le tesi con gli A3 !
  • Apprendimento reciproco. A Barcellona, l’istituto LGN spagnolo riunisce periodicamente persone di diversi ospedali Lean della regione per una giornata di condivisione e “apprendimento reciproco”, in cui l’A3 è in genere il principale veicolo di comunicazione. L’Istituto ha anche introdotto questa idea in molte delle organizzazioni che forma: nei Dreamplace Hotels di Tenerife, ad esempio, i quadri intermedi dei diversi hotel della catena si incontrano e condividono regolarmente gli A3. I vantaggi di tale incontro sono che facilitano la diffusione del Lean Thinking all’interno dell’organizzazione, stimolano l’apprendimento e creano un ambiente di amichevole competizione.

A fronte di questo, è facile capire perché John Shook abbia definito il metodo A3 un “processo di gestione”: incorporarlo con successo in un’organizzazione darà alle persone in tutto il business un linguaggio comune e un modo di affrontare i problemi. In un ambiente snello, la prima reazione che le persone avranno di fronte a un problema in genere è: “Apriamo un A3!” Tutti possono (e dovrebbero) utilizzare gli A3 nel loro lavoro quotidiano, dai lavoratori in prima linea ai leader senior: questa struttura è così versatile che può essere utilizzata per qualsiasi cosa, dall’organizzazione di un approccio kaizen su un problema operativo (come un guasto ad una macchina) o per stabilire gli obiettivi strategici dell’intera azienda.

All’IOV, un centro di cura oncologico in Brasile, il CEO alcuni anni fa ha introdotto “turni kaizen”, periodo della settimana durante il quale tutti i membri dell’organizzazione dovrebbero lavorare sui propri A3. Lo stesso Dr. Fred si prende il tempo di fare coaching ad almeno una persona su un A3 ogni settimana.

Gli A3 possono esistere a diversi livelli di un’organizzazione snella: ci sono A3 strategici, A3 di flusso di valore e A3 operativi. Come i rami di un albero, gli A3 hanno un modo di generare più A3 (proprio come scoprire un problema di solito ci avvisa dell’esistenza di molti altri). I leader lavoreranno su A3 che mirano ad aiutarli ad affrontare le sfide organizzative e raggiungere gli obiettivi; il raggiungimento di tali obiettivi dipenderà tuttavia da ciò che accade a livello di reparto (o flusso di valori), il che garantirà la creazione di diversi A3 anche a quel livello. Gli A3 ci aiutano a risolvere i problemi a tutti i livelli dell’azienda e, nel farlo, creare un filo conduttore che collega i diversi livelli di gestione assicurando che vi sia un allineamento dall’alto verso il basso. Ecco perché gli A3 sono un elemento fondamentale di implementazione della strategia .



 

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Roberto Priolo Managing Editor di Planet Lean 

I nostri articoli mirano a contribuire alla diffusione dei concetti Lean. Crediamo che il pensiero snello e la pratica possano aiutare a ” fare sempre meglio”.

 

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