Immunità

Posted on Marzo 19, 2020

CASO STUDIO – Questa azienda italiana ha trovato in lean un modo per garantire la continuità aziendale e fornire supporto a una forza lavoro sconvolta nel bel mezzo dell’epidemia di coronavirus.

Autore: Sergio Ferigo, Gianni Lorenzani e Matteo Consagra

Supporto extra e informazioni fornite da: Paolo Mauro, Susanna Cecchi, Georgiana Ceausu, Andrea Lazari e Mauro Mantovanelli.

Il 21 febbraio, il primo caso di Covidi-19 in Italia è stato scoperto a Codogno, in provincia di Lodi – a circa 70 chilometri da dove siamo. Sappiamo tutti cosa è successo da allora, in Italia e nel resto del mondo. In pochi giorni, la nostra vita è cambiata in modo irriconoscibile e non siamo sicuri per quanto tempo durerà.

Nell’articolo pubblicato su Planet Lean talia, Michael Ballé ci ha ricordato che di fronte a una crisi si può reagire in due modi: con una mentalità di conservazione o con una mentalità di sviluppo. In FPZ, abbiamo scelto quest’ultima. In questa crisi, abbiamo scelto di continuare ad imparare e migliorare; abbiamo scelto la continuità aziendale; in una parola, abbiamo scelto di combattere.

Ci rendiamo conto di avere un dovere da adempiere, essendo un elemento chiave in un’importante catena di approvvigionamento. I componenti che produciamo sono utilizzati nell’automazione industriale, per il dosaggio delle sostanze nei processi chimici, farmaceutici e alimentari, nei sistemi di ventilazione, nella pulizia industriale e così via. Senza prodotti come il nostro, fare prodotti di base diventerebbe difficile e alla fine impossibile.

Siamo molto consapevoli del nostro ruolo in questa crisi sanitaria. Se gli operatori sanitari sono in prima linea e quelli che forniscono servizi – come la distribuzione di cibo e farmaci – sono in seconda linea, stiamo contribuendo a questo sforzo collettivo da bordo campo. È questa consapevolezza che ci incoraggia a permettere alla nostra azienda e alle persone che vi lavorano di continuare ad operare, in piena sicurezza, naturalmente.

La flessibilità offertaci dalla nostra cultura lean, il nostro impegno per la risoluzione dei problemi e la nostra determinazione ad avere sempre un piano di emergenza pronto per le nostre risorse critiche ci ha permesso di comunicare rapidamente con i nostri fornitori chiave e di consentire misure interne volte a garantire la continuità produttiva. Che cos’è la gestione lean se non una risoluzione strutturata dei problemi per soddisfare sempre i clienti riducendo al minimo gli sprechi? In questo senso, la continuità aziendale ci permette di continuare a deliziare i nostri clienti esterni senza interruzioni, fornendo al contempo ai nostri interni la direzione necessaria in un momento di dolorosa incertezza. Dall’inizio di questa crisi, la qualità della nostra vita lavorativa è rimasta alta quanto il livello di servizio che forniamo ai nostri clienti.

Non avremmo mai potuto immaginare di affrontare una situazione come questa, nemmeno all’interno dei nostri piani di emergenza. Tuttavia, il nostro lavoro per sviluppare manager e personale operativo, che si basa sulla convinzione che per garantire la sicurezza del sistema occorra l’impegno di ciascun individuo, ha reso tutti in FPZ pronti ad agire rapidamente e in modo intelligente – spostando il business nella direzione segnalata dall’Organizzazione Mondiale della Sanità e dal Governo Italiano.

LA NOSTRA RISPOSTA

Il giorno dopo l’annuncio del primo caso Covid-19 in Italia, abbiamo creato un comitato di sicurezza su WhatsApp per coordinare la nostra risposta. Era un Sabato e Lunedì le prime misure erano già in atto. Queste includevano il consentire alle persone di bere acqua solo da una bottiglia o usare tazze usa e getta, annullare i nostri viaggi d’affari e la partecipazione a fiere (quelle che non sono state cancellate), sospendere tutte le visite e concedere un congedo per malattia a quei dipendenti con preesistenti condizioni che li rendono particolarmente vulnerabili al virus.

Abbiamo sfruttato la grande adattabilità del nostro sistema IT per dotare le persone degli strumenti di cui hanno bisogno per lavorare efficacemente da casa – sia per accedere ai server aziendali o alle linee telefoniche – e per mantenerle connesse e consapevoli dello stato di avanzamento di tutte le attività. Due anni fa abbiamo implementato nuovi standard nel nostro reparto IT per consentire a qualsiasi workstation di FPZ di convertirsi in uno spazio di lavoro remoto attraverso qualsiasi interfaccia (un PC, un laptop o uno smartphone). Quando è iniziata la crisi del Covididi-19, quindi, tutto quello che dovevamo fare era far partire il protocollo: lunedì 24 Febbraio il 65% dei nostri impiegati lavorava già da casa (ora è il 90%). Nelle ultime tre settimane, non abbiamo visto alcun impatto negativo sul nostro servizio ai clienti – che è stato il nostro obiettivo fin dall’inizio.

Impossibilitato a visitare i clienti, il Dipartimento Marketing e Vendite sta utilizzando questo tempo per lavorare sull’immagine dell’azienda e a pianificare per il momento in cui le cose torneranno alla normalità. Anche loro sono entrati in “smart working” dal primo giorno di questa crisi, e hanno trovato subito il loro modo di lavorare: almeno una volta al giorno hanno una chiamata di allineamento e la qualità del loro lavoro è più alta che mai. Hanno anche completato attività che erano in corso da un bel po’ e hanno avviato progetti ai quali non avevano mai avuto il tempo di iniziare.

In un momento come questo, raggiungere tutti all’interno di FPZ è fondamentale, e così abbiamo lavorato duramente per aumentare le nostre comunicazioni interne – in particolare utilizzando la videoconferenza, il social network aziendale, e servizi cloud. Abbiamo creato diversi gruppi WhatsApp, con un massimo di sei partecipanti ciascuno, per condividere informazioni rilevanti. Le persone sono anche incoraggiate a condividere contenuti spensierati, come le migliaia di messaggi e post che circolano su internet in questi giorni, ma chiediamo loro di non farlo in questi gruppi. È importante distinguere ciò che è serio e ciò che è divertente.

Incapaci di incontrarci dal vivo, abbiamo trovato modi diversi per sentirsi vicini l’uno all’altro in questi tempi particolari e dare voce alle persone. Ad esempio, stiamo creando brevi video che mostrano come ognuno di noi stia affrontando le attuali modalità di lavoro e il blocco del Paese. Di seguito è riportato un esempio:

E dai un’occhiata a questo tutorial che usiamo per insegnare alle persone come utilizzare gli strumenti di videoconferenza (con i figli di Sergio).

Per garantire la continuità dell’approvvigionamento, utilizziamo anche parte della nostra extra capacità per produrre prodotti standard che trasferiamo in una serie di magazzini situati al di fuori della Regione Lombardia.

Non appena il coronavirus è apparso in Italia, abbiamo iniziato a monitorare lo stato di ogni fornitore e aperto canali di comunicazione di emergenza con i più critici. Pensiamo che sia importante condividere le migliori pratiche con loro e garantire che anche loro attuino tutte le misure di sicurezza necessarie per continuare a operare.

Anche altre aziende del gruppo FPZ hanno messo in atto le misure stabilite dal Comitato per la Sicurezza, come la pulizia extra e la sanificazione (vedi sotto). Giorno dopo giorno, ogni azienda del nostro gruppo si adatta alle nuove restrizioni introdotte dal Comitato o, a livello nazionale, dal Governo. Nell’azienda madre, in Arivent (la nostra azienda di ventilatori industriali) e Doseuro (la nostra società di pompe di misurazione), i team hanno preparato un Documento di Valutazione del Rischio. Tutte le nostre aziende stanno mappando la situazione dei loro fornitori chiave per sapere chi ha ridimensionato la produzione, chi lavora ad un ritmo normale e chi è chiuso.

LA SICUREZZA VIENE SEMPRE PRIMA DI TUTTO

Gestire efficacemente la sicurezza dipende da quanto bene possiamo prevedere il rischio. Nel nostro mondo globalizzato, era inevitabile che il Covid-19 non rimanesse semplicemente confinato in Cina. Ciò significa che, quando è giunta la notizia che l’area intorno a Codogno era stata messa in quarantena, le nostre misure di sicurezza erano già state preparate. Si trattava solo di applicarle. Per non essere colti impreparati, la previsione è la chiave, insieme alla capacità di “leggere” le dinamiche esterne e i requisiti interni.

La velocità nella nostra risposta è stata il risultato della straordinaria capacità del team FPZ di lavorare insieme per trovare soluzioni a un problema comune. Le nostre persone sono abituate a dare apertamente il loro contributo al miglioramento del business.

L’aggressività di questo virus e l’esperienza del popolo cinese ci avevano già insegnato che l’unico modo per fermare o almeno rallentare efficacemente la diffusione del Covid-19 sarebbe quello di tenere fisicamente separate le persone. Dovevamo evitare qualsiasi contatto tra i lavoratori, ma allo stesso tempo dovevamo garantire che queste informazioni venissero comunicate nel modo giusto.

Quindi abbiamo preso tutte le misure necessarie per ridurre il rischio di infezione fin dal primo giorno. In reparto produttivo abbiamo compartimentato i gruppi di lavoro per eliminare i contatti tra le persone delle diverse aree. Abbiamo due siti (uno di fronte all’altro) che al momento sono quasi completamente separati: solo due magazzinieri sono autorizzati ad entrare in entrambi, indossando una maschera FFP2. Per limitare ulteriormente le possibilità di interazione, abbiamo fisicamente separato le aree di assemblaggio e finitura. La nuova organizzazione dello spazio ci ha già insegnato qualcosa di nuovo: l’importanza di trasferire solo informazioni critiche da un’area all’altra e di una migliore sincronizzazione della comunicazione tra i diversi ambienti. Solo tre operatori alla volta possono entrare nello spogliatoio, per garantire che possano mantenere la distanza di sicurezza raccomandata di un metro e per impedire a individui potenzialmente infetti (che potrebbero non presentare alcun sintomo) di trasmettere il virus ai loro colleghi. Fin dal primo giorno di questa crisi, abbiamo raddoppiato le volte in cui gli spogliatoi vengono puliti e sanificati, perché ogni turno ha diritto a un ambiente pulito e privo di virus.

Abbiamo preso misure anche nella nostra sala ristoro. Anche in questo caso non possono entrare più di tre persone alla volta, e devono mantenere la distanza di sicurezza in ogni momento. Per rendere questo possibile ed evitare il sovraffollamento e file alle macchine da caffè, abbiamo organizzato diversi periodi di pausa durante il giorno. Abbiamo anche rivisto il nostro programma e i turni per dare alla maggior parte dei nostri operatori l’opportunità di pranzare a casa con i loro partner e bambini (le scuole al momento sono chiuse in Italia). Siamo anche stati in grado di ordinare abbastanza maschere – non siamo sicuri di quando le riceveremo, ancora – perché la nostra gente le portasse a casa alle loro famiglie.

Disinfettiamo anche tutte le attrezzature, strumenti di misura e macchine utensili dopo ogni utilizzo e alla fine del turno – per garantire che tutti possano lavorare in sicurezza. Gli operatori disinfettano regolarmente anche le tastiere. Le persone sono ancora più consapevoli di prima della necessità di prendersi cura delle attrezzature che condividono con i loro colleghi. Mentre la situazione continua a evolversi stiamo imparando ad essere pazienti e quanto sia importante investire continuamente nell’educazione delle nostre persone di fronte a questa minaccia.

CI PRENDIAMO CURA L’UNO DELL’ALTRO

Siamo colpiti dalla forza e dalla determinazione che le nostre persone stanno dimostrando, e ci impegniamo a fare tutto ciò che è in nostro potere per continuare a proteggerli mentre svolgono il loro lavoro. La maggior parte di loro stanno bene, ma alcuni – comprensibilmente – si sentono ansiosi e stressati.

Potrebbero vivere da soli e lottare per far fronte all’isolamento sociale; o potrebbero avere parenti lontani o familiari vulnerabili. Purtroppo, uno dei nostri ha subito la perdita di uno zio. Ci sforziamo di aiutare tutti quelli che avessero qualche bisogno, attraverso il dialogo e il supporto psicologico fornito dal nostro consulente interno Aldo Terracciano tramite sessioni video (ha lavorato con noi per molto tempo e le persone si fidano di lui).

In molti modi, questa emergenza sta tirando fuori il meglio della nostra gente. Alcune persone mi hanno detto che si sentono privilegiati di poter uscire di casa e venire al lavoro, perché è difficile uccidere il tempo a casa e guardare le notizie genera solo più stress. Questo è lo spirito giusto, che lodiamo. Ancora più lodevoli sono i lavoratori di FPZ che lavorano da casa mentre si prendono cura dei loro figli.

Troviamo che guardare al futuro con un obiettivo comune sia una grande spinta morale, e che c’è valore nel trattare questa situazione come un’altra sfida da cui possiamo imparare: piuttosto che limitarci a sopportare ciò che sta accadendo, le nostre persone stanno trovando conforto nel lavorare per aumentare la sicurezza sul lavoro o per garantire la continuità nella produzione.

Fino ad ora, FPZ non ha visto un calo del numero di ordini. Anche se sappiamo che questa situazione è destinata a colpire l’intera economia piuttosto duramente, non siamo preoccupati perché siamo in una situazione finanziaria solida e possiamo reagire rapidamente alle circostanze mutevoli. Continueremo a monitorare i nostri KPI e parametri e ad adattare la nostra capacità di produzione alla domanda dei clienti. In passato, prima di coinvolgere l’intera azienda in attività di miglioramento continuo, non avremmo avuto altra scelta che continuare a produrre. Oggi sappiamo che generiamo valore producendo, ma anche migliorando, rafforzando i nostri processi e l’apprendimento.

È stimolante vedere quanto velocemente la nostra azienda è stata in grado di agire in questa situazione incredibilmente impegnativa, facendo scelte di livello e inventando contromisure condivise. In un certo senso, abbiamo visto un perfetto esempio di PDCA, con ogni nuovo decreto governativo assorbito nell’ecosistema FPZ , come un nuovo aggiustamento in un ciclo di miglioramento.

ALCUNE DELLE COSE CHE ABBIAMO IMPARATO

Vorremmo condividere con voi alcune delle cose che abbiamo imparato nelle ultime tre settimane:

Il capitano della nave deve essere franco ma positivo, senza sminuire il rischio. In questi tempi difficili, abbiamo bisogno di prenderci cura dello stato d’animo della nostra gente più che mai.
Gli esseri umani sono esseri sociali e farli interiorizzare spiacevoli ma necessarie misure di isolamento è stato difficile. Non si può mai stressarli troppo.
Non si può mai dare alle persone abbastanza informazioni, anche sui comportamenti che dovrebbero seguire quando vengono al lavoro o vanno a casa (evitare i trasporti pubblici e il carpooling, ecc).
Il messaggio non sempre raggiunge tutti allo stesso modo. Nonostante il nostro massimo sforzo, alcuni colleghi hanno continuato a sottovalutare la minaccia del virus.
Ogni volta che abbiamo coinvolto persone nel processo decisionale (ad esempio su come riorganizzare i turni nella produzione), abbiamo sempre visto la partecipazione attiva e non abbiamo sperimentato alcuna resistenza.
Quando incombe l’instabilità, il messaggio che esce alla gente deve essere chiaro e impossibile da fraintendere.
La collaborazione tra reparti e ufficio è fondamentale per aiutarsi a vicenda in un momento difficile.
Concentrati sempre sull’apprendimento, perché solo condividendo e co-creando idee possiamo raggiungere la crescita personale di tutte le persone coinvolte.

Vogliamo che le persone di FPZ ci seguano per volontà, perché condividono le nostre idee e la nostra visione, non perché hanno paura di non farlo. In tempi incerti come questo, le persone hanno bisogno di essere al sicuro sul lavoro e della sicurezza del posto di lavoro, che sono entrambi la chiave per il loro benessere. Hanno bisogno di sapere che le nostre azioni hanno lo scopo di aiutarli, sempre; e noi, il team di Manager, dobbiamo capire che la nostra legittimità per guidarli deriva dalla nostra volontà di ascoltare le loro esigenze e la nostra capacità di rassicurarle.

Il Lean Management ci ha permesso finora di avere successo come azienda, indipendentemente dalla crisi che abbiamo incontrato. Ci ha resi resilienti e adattabili, e ci permette di rispondere rapidamente ed efficacemente all’emergenza coronavirus. Può sembrare che il mondo si stia capovolgendo, ma le cose in FPZ sono ancora notevolmente “business-as-usual” – con solo un po’ di lungimiranza e alcune regole in più.

Crediamo che la nostra azienda – e in effetti il nostro Paese – uscirà da questo tragico capitolo più forte di quanto non sia mai stata. Come noi italiani scopriamo che l’aria che respiriamo è più pulita, ci innamoriamo della ritrovata chiarezza dei canali di Venezia e ammiriamo la bellezza di un cielo notturno senza smog, stiamo imparando qual è forse la lezione più importante di tutte: che tutti condividiamo un destino comune. Stiamo comprendendo l’importanza di appartenere (a una comunità, a un’impresa, a una famiglia), di parlare la stessa lingua, di eliminare i conflitti pensando al tutto piuttosto che solo a noi stessi.